Genom att vara medveten om vilka olika fällor som finns när det gäller att driva framgångsrika projekt, så kan projektteamet aktivt arbeta för att motverka dem. Eftersom projekt är komplexa, är det lätt att missa någon av de fällor, eller risker, som finns. De här sju fällorna är bra att hålla koll på:
Om inte projektmålen är glasklara för alla inblandade finns det en stor risk för ineffektivt arbete, irritation och mål som inte uppfylls. Lägg tid på att definiera projektmålen, och på att förankra dem hos alla som ska arbeta med eller beröras av projektet.
Brister i kommunikationen mellan projektmedlemmar, intressenter och ledning kan leda till missförstånd, felaktiga förväntningar och konflikter. Effektiv kommunikation är avgörande för att hålla alla inblandade informerade och engagerade. För att undvika brister i kommunikationen, gör en kommunikationsplan för projektet och stäm av med alla involverade hur de upplever kommunikationen med jämna mellanrum.
Att inte identifiera och hantera potentiella risker kan få allvarliga konsekvenser för projektets framgång. Riskhantering innebär att proaktivt identifiera risker och utveckla strategier för att hantera eller mildra dem. För att förhindra otillräcklig riskhantering, gör riskanalyser tillsammans med teamet. Gå inte i fällan att bara göra en riskanalys vid projektets start. Eftersom nya risker kan segla upp, är det bra att göra riskanalysen i förstudien, vid projektstart och med jämna mellanrum under projektet.
Ett av de vanligaste problemen i projekt är resursbrist. Det kan till exempel handla om personal, pengar eller utrustning. I många organisationer ska medarbetare samtidigt delta i flera projekt, och det är vanligt att de också ska sköta sina löpande uppgifter. För att undvika detta är det viktigt att försöka göra en så korrekt resursplanering som möjligt, och att ha en tät kommunikation med styrgrupp eller beställare om resurserna inte räcker till, så att korrigeringar kan göras.
Dåligt ledarskap kan leda till brist på riktning, motivation och sammanhållning inom projektteamet. En bra ledare bör kunna inspirera, leda och hantera teamet effektivt. För att projektledaren ska kunna få tid till de övergripande frågorna, inklusive ledarskapet, är det viktigt att hen inte kan arbeta praktiskt i projektet 100% av sin tid. Det kan också vara viktigt för projektledaren att ha någon att stämma av med kring sitt ledarskap.
Projekt innebär ofta förändringar, och motstånd mot dessa förändringar kan hindra projektets framsteg. Att hantera förändringar effektivt och säkerställa att alla intressenter är ombord är nyckeln till framgång. Lägg mycket tid i början på projektet på att förankra mål och vision, så att alla inblandade förstår varför förändringen är nödvändig.
Att strikt följa en projektmetodik utan att anpassa den efter projektets unika behov kan leda till ineffektivitet och problem. Flexibilitet och anpassningsförmåga är viktiga för att hantera oväntade händelser och förändrade förutsättningar. En bra grund för att kunna göra snabba justeringar är täta avstämningar med projektgruppen och styrgruppen eller beställaren, och att prata igenom att förändringar är naturliga i början av projektet.