Prioriteringsmatrisen är en mall för att värdera och prioritera arbetsuppgifter. Den används i första hand för personlig planering, men kan också användas i grupp. Syftet är att få en klar bild över vilka aktiviteter som är viktigast för att åstadkomma det som är viktigast för att nå sina mål.
En bra tidsperiod för att använda prioriteringsmatrisen är en vecka. Börja med att lista de aktiviteter och arbetsuppgifter som du ska genomföra kommande vecka.
För var och en av dina aktiviteter, värdera dem och placera in dem i en av rutorna. Använd nedanstående förklaring som hjälp.
Viktigt och bråttom: Denna ruta innefattar uppgifter som är kritiska att utföra omedelbart. De är både högt prioriterade och tidskänsliga, exempelvis akuta problem, utlovade kundleveranser eller andra deadlines.
Bråttom men inte lika viktigt: Här placeras uppgifter som verkar brådskande men som inte bidrar väsentligt till långsiktiga mål eller värden. Dessa kan ofta delegeras eller hanteras snabbt, som vissa möten eller vardagliga störningar. Här kan ibland kollegors eller kunders önskemål hamna. Kanske är deras önskemål inte lika bråttom som det låter?
Inte viktigt och inte bråttom: Uppgifter i denna kategori kräver minst uppmärksamhet. De är varken tidskritiska eller av stor betydelse. Exempel kan vara vissa administrativa sysslor eller aktiviteter som inte bidrar till personliga eller professionella mål. Kanske du också gör andra saker som inte tillför så mycket till dig, som till exempel scrolla runt i sociala medier?
Viktigt men inte bråttom: Det här är uppgifter som bidrar till långsiktiga mål och viktiga projekt men som inte har en omedelbar deadline. Här hamnar till exempel aktiviteter för att främja personlig utveckling eller att nå strategiska mål.
Många av oss tenderar att göra aktiviteter i "Bråttom men inte lika viktigt-rutan" före "Viktigt men inte bråttom". Det kan bero på vår känsla av att det är bråttom, eller upplevda krav från kollegor, kunder eller en själv. Det finns en risk att det gör att vi skjuter på de viktiga saker som faktiskt för oss närmare våra mål. I detta steg planerar du in tid för att få de viktiga sakerna gjorda, och funderar över hur du kan hantera det som upplevs som akut. Kan du till exempel ta en timme i början av varje dag för att få det viktiga gjort, och sedan frigöra tid för akuta saker?
Effektivitet Personlig planering Projektplanering