Innan du uppskattar kostnaderna i projektet och kanske till och med börjar göra inköp, är det bra att undersöka tidigare erfarenheter. Kanske har din organisation drivit liknande projekt tidigare? Kanske finns det andra som har erfarenheter som ditt projekt kan lära sig av? En förstudie och en noggrann analys av vilka kostnader som kan uppstå är en bra start för den ekonomiska planeringen.

Se över planeringen i projektet. Ifrågasätt - behövs alla planerade delar? Bidrar allt som är planerat till slutresultatet? Finns det något som går att göra med mindre kostnader än det ni har tänkt från början? Alla delar i projektet måste kunna motiveras.

Var noga med att spara in på rätt saker. Det är lätt att undervärdera behov som ligger längre fram i tiden. Det kan handla om behovet av extern kompetens eller den där resan för att besöka ett liknande projekt någon annanstans som ger projektet ovärderliga insikter. Skär med andra ord inte bort delar som bidrar till att projektet kan drivas mer effektivt.

Se till att alla som är involverade i projektet förstår de ekonomiska förutsättningarna. Det är allas ansvar att se till att budgeten håller, och då behöver alla förstå hur projektekonomin hänger ihop.

Det är svårt att förhålla sig till en totalbudget om man ansvarar för en liten del i projektet. Bryt ner budgeten i mindre delar och fördela ansvaret, så att alla involverade förstår de ekonomiska förutsättningarna för sin del.

Gör enkla och regelbundna uppföljningar så att alla förstår den ekonomiska statusen. "Så här ser det ut just nu. Det här har vi gjort av med, det här har vi kvar". De ansvariga för respektive del behöver veta hur just de ligger till för att kunna ta fullt ansvar för sin del.

Få projekt följer planeringen helt och hållet. Hitta sätt att snabbt kunna varna om något avviker från den ekonomiska planeringen, så att alla inblandade kan bidra till att lösa situationen på ett effektivt sätt.

Ekonomi  Projektplanering