En Kanban-tavla är ett kraftfullt verktyg för att visualisera projektets delar och arbetsflöde. Den kan användas för att förbättra kommunikationen i gruppen, och för att göra arbetet mer effektivt genom att den ger en tydlig översikt över arbetsuppgifternas status och fördelning. Genom att använda Kanban kan man optimera arbetsfördelning, undvika flaskhalsar och öka teamets motivation och engagemang.
Om projektet innehåller väldigt många aktiviteter, kan man istället dela upp projektet i mindre delprojekt och göra en Kanban-tavla för varje delprojekt för att behålla överblicken.
Lista alla projektets alla aktiviteter. En aktivitet per postitlapp. Olika färger kan användas för att visa vem som är ansvarig för aktiviteten (alla projektmedlemmar får då varsin färg) eller användas för att visa att aktiviteterna tillhör olika kategorier, till exempel olika avdelningar. Man kan också ange vem som är ansvarig för varje aktivitet genom att till exempel skriva olika personers initialer på lapparna.
En Kanban-tavla består av minst tre kolumner. "Att göra", "På gång" eller "Klart". Om du och ditt team är på samma plats fungerar det oftast bra att göra en Kanban-tavla med enkla medel, som till exempel blädderblocksblad eller på en whiteboard. Det finns också många program där du kan göra digitala Kanban-tavlor. Googla, så hittar du något som passar just din grupp.
Lapparna flyttast sedan till ny kolumn allteftersom någon aktivitet sker i projektet. När aktiviteten är påbörjad flyttas lappen till "På gång", och när aktiviteten är avslutad flyttas den till "Klart".
En Kanban-tavla gör det lätt att kommunicera kring projektstatusen. Beroende på hur färgerna används kan det också vara enkelt att göra en snabb analys av om någon person eller avdelning har för många aktiviteter, och om projektet rör sig framåt, eller om det finns delar som aldrig sätts igång eller avslutas.