Riskanalyser är viktiga och bör göras flera gånger under projektets gång. En analys av vilka risker som kan påverka projektet är en given del av en förstudie, men gör stor nytta om den upprepas under projektets gång eftersom nya risker uppstår.
Fördelen med den här metoden, förutom att den är snabb, är att den görs i grupp. Det gör att fler risker kan upptäckas eftersom gruppen kan tillföra flera perspektiv jämfört med om en person gör analysen. Dessutom leder det till ett ökat engagemang i gruppen och en större förståelse för projektet.
I det här exemplet har vi gjort en riskanalys för ett påhittat cykellopp.
Samla en grupp personer som har anknytning till projektet. Det kan vara projektmedlemmar, men också personer från andra avdelningar som påverkas av projektet. Det är bra att vara flera, och att olika personligheter finns representerade i gruppen.
Låt alla i gruppen tänka själva en stund, 5-7 minuter brukar vara lagom. Uppgiften är att lista så många potentiella risker för projektet som möjligt, var och en på egen hand. Uppmuntra gruppen att lista även risker som de bedömer som obetydliga. I detta steg behöver ingen värdering ske. Alla skriver de risker de har hittat på postit-lappar, en på varje lapp.
Rita upp en riskmatris enligt bilden, gärna på en större whiteboardtavla. När alla har tänkt färdigt, värderar gruppen tillsammans riskerna och sätter dem på det ställe i matrisen som de bedömer vara relevant. Ju högre sannolikhet att risken inträffar, desto högre upp på den axeln ska lappen sitta, och samma sak när det gäller vilken konsekvens risken får för projektet. Lappar som hamnar högst uppe till höger har stor risk att de inträffar, och stor risk för projektet om de inträffar. I den här fasen av riskanalyser är det bra om det blir mycket diskussioner och att alla kommer till tals. Nya risker kan också tillkomma här.
Utvärdera resultatet av riskanalysen tillsammans. Risker som hamnar uppe i den högra hörnan är så allvarliga att de behöver elimineras innan projektet startar. I det gula fältet finns risker som behöver hanteras, till exempel förebyggas eller minskas. Riskerna i det gröna fältet är varken särskilt sannolika eller har stor konsekvens för projektet, så de behöver bara bevakas. Saknas några risker nu? Har riskerna hamnat på rätt ställe i matrisen? Gör ändringar om det behövs.
Nu är det dags att göra en åtgärdsplan. Kan ni eliminera riskerna i det röda fältet? Om inte kanske projektet behöver avbrytas eller skjutas på framtiden. För övriga risker gör ni nu en plan för hur varje risk ska förebyggas eller minskas. Exemplet "Deltagare som skadar sig" kan till exempel förebyggas genom olika säkerhetsåtgärder, och allvarlighetsgraden kan minskas genom att ett medicinskt team finns på plats.
Projektplanering