SIP-möten är en metod för att få en noggrann projektuppföljning under hela projektet utan att sitta i långa möten eller arbeta med omfattande dokumentation. På ett SIP-möte står hela projektgruppen upp en kort avsatt tid, varje dag och går igenom statusen för projektet. Ofta är tiden begränsad till 15 minuter, och genom att stå upp behåller man energi och kommer snabbare framåt jämfört med sittande möten.
Under SIP-mötet kan projektgruppen belysa problem och bestämma hur de ska hanteras. De delar också vad de har gjort och vad de ska göra i nästa steg, och på så sätt hålls hela gruppen informerad om projektets status.
S i SIP står för "sedan sist?"
Under den här delen av mötet går projektmedlemmarna kort igenom vad de har gjort sedan förra mötet. Eftersom SIP-möten hålls tätt, så behövs inga långa förklaringar, en kort uppdatering räcker.
I står för "idag". Under den här punkten berättar projektmedlemmarna för varandra vilka uppgifter de arbetar med fram till nästa möte.
P står för "problem". Under denna del av mötet diskuterar projektmedlemmarna vad som kan hindra dem för att lyckas. Vilka problem har uppstått? Vad har inte gått som tänkt? Vilka faktorer i omvärlden kan påverka projektet negativt? Tillsammans diskuterar de hur de kan hjälpas åt för att lösa problemet, och tar snabbt fram en handlingsplan. Om mer tid behövs för analys eller planering avsätts tid för ett separat möte kring problemet i fråga.
För att kunna klara de viktigaste punkterna på så kort tid som 15 minuter är det viktigt att projektgruppen inte är allt för stor, att det är samma projektmedlemmar som arbetar med projektet och deltar på möten och att alla har målbilden helt klar för sig. Det är också viktigt att hålla möten ofta, gärna varje dag. Om det blir för glest mellan mötena är det svårt att hålla mötet kort och effektivt.