Gantt-schema och flödesschema är två planeringsverktyg för projektplanering som tjänar olika syften och kompletterar varandra. Båda verktygen ger användbara och överskådliga bilder av projektet, men de skiljer sig åt i struktur, fokus och användningsområden. Det gör dem lämpliga för olika aspekter av projektplanering, och i den här guiden går vi igenom skillnaderna.
Gantt-schemat är ett horisontellt diagram som visar projektets tidsplan. Varje aktivitet eller uppgift representeras som en linje på diagrammet. Linjen sträcker sig över tiden, från start till slutförande. Schemat gör det möjligt för projektmedarbetarna att se start- och slutdatum för varje uppgift, hur lång tid som är avsatt för uppgiften, samt hur uppgifterna överlappar och är beroende av varandra. Eftersom man snabbt får en helhetsbild av projektet är Gantt-schemat särskilt användbart för att visa projektets framsteg mot planerade tidsramar och för att tydliggöra hur en försening av en aktivitet påverkar alla andra aktiviteter i projektet.
Flödesschemat visar processer och beslut som behöver fattas under ett projekts gång. Det är ett verktyg som använder sig av olika symboler för att representera steg i en process, till exempel aktiviteter och beslutspunkter. Flödesscheman är användbara för att förstå och analysera arbetsprocesser, identifiera flaskhalsar och för att förenkla komplexa processer. De är särskilt värdefulla i de tidiga skedena av projektplanering, när projektets struktur och arbetsflöden definieras, samt för att underlätta kommunikation och förståelse bland projektteamet.
Det finns ett antal symboler som kan användas för att skapa tydlighet i ett flödesschema, till exempel beslutspunkter och när det ska tas fram dokumentation.
Medan Gantt-schemat är inriktat på tidshantering och visualisering av projektets tidsplan, fokuserar flödesschemat på projektets logik och arbetsprocesser. Gantt-schemat är mer lämpat för att hantera tidsbaserade aspekter av projektplanering, såsom att fördela resurser, planera tid för varje uppgift och att tydliggöra framsteg. Flödesschemat, å andra sidan, är mer inriktat på att förbättra förståelsen för projektprocesser, optimera arbetsflöden och underlätta problemlösning.
I praktiken kompletterar dessa två verktyg varandra väl. Genom att kombinera båda verktygen kan projektgruppen planera projektet på ett tydligt och effektivt sätt som inte bara adresserar när saker ska göras (Gantt-schema) utan även hur de ska genomföras på ett effektivt sätt (flödesschema).
Gantt-schema Projektplanering Flödesschema