Gör gärna den här övningen i grupp. Ju fler ni är som tänker tillsammans, desto fler aspekter av kommunikationen kommer ni att kunna lägga in i planen. Rita upp en mall på en whiteboard, fysisk eller digital, eller på ett blädderblock. Det är en fördel om det ni gör är synligt för hela gruppen, då är det lättare att komma på fler som behöver informeras.

Mallen ska innehålla kolumnerna "Vem?", "Vad?", "När?" och "Hur"?.

Tillsammans funderar ni över vilka som behöver information innan, under och efter projektet. Förutom projektgruppen och styrgruppen, vilka internt i organisationen behöver få information? Hur är det med leverantörer eller andra företag? Lista alla som vid någon tidpunkt behöver veta något under projektet. 

Nästa steg är att fundera på vilken typ av information som varje grupp eller person behöver ha. Är det detaljerad information om varje steg i projektet? Eller kanske bara information om att projektet har startat? Gå igenom varje listad grupp eller person.

Nu är det dags att fundera på när informationen behöver nå mottagarna på listan. Är det varje dag, varje vecka, vid ett enskilt tillfälle eller vid några speciella milstolpar i projektet?

Det sista steget handlar om hur informationen ska ges. I muntlig form vid personliga möten? I skriftlig form på något sätt? Om informationen ska ges muntligt, fundera också på hur ni vill göra med personer som är frånvarande, till exempel på grund av sjukdom.

Efter det här sista steget är kommunikationsplanen färdig. Utse gärna en person som ansvarar för att den följs, och uppdatera den några gånger under projektets gång.

Projektplanering