Parkinsons lag är ett begrepp inom management och organisationsteori som formulerades av Cyril Northcote Parkinson, en brittisk historiker och författare. Lagen lyder: "Arbete expanderar så att det fyller den tid som är tillgänglig för dess fullbordande." Det betyder att om vi inte sätter en tidsgräns för den uppgift som vi ska utföra, så riskerar den att fylla ut mer tid än nödvändigt. Vi kan ofta utveckla mer energi och fokus, om vi har en begränsad tid till vårt förfogande. Denna princip kan vi använda för att använda tiden i projektet mer effektivt, och komma framåt snabbare.
Timeboxing är en tidsplaneringsmetod som kan beskrivas i tre enkla steg.
Börja med att identifiera och definiera specifika uppgifter eller aktiviteter som behöver utföras i projektet. Säg till exempel att en sådan uppgift är att intervjua tio användare av en specifik produkt och analysera resultatet.
Tilldela en bestämd tidsram, eller "box", för varje uppgift. Denna tidsram är strikt och ska inte överskridas, vilket tvingar fokus och effektivitet. Som exempel säger vi att vi tilldelar fyra dagar för att göra intervjuerna och analysera dem.
Fokusera på att utföra varje uppgift inom dess tilldelade tidsbox. När tidsboxen är slut, avsluta uppgiften och gå vidare till nästa, oavsett om uppgiften är helt avslutad eller inte.
I vårt exempel har vi tilldelat fyra dagar till att göra de tio intervjuerna och att analysera dem. Tidsramen kommer att göra att vi arbetar effektivt, eftersom vi vet att när fyra dagar har gått behöver vi gå vidare till nästa uppgift. Tidsramen gör också att vi inte fastnar i detaljer lika lätt, eller går i "perfektionsfällan". Utan tidsram riskerar uppgiften att dra ut på tiden och ta onödigt lång tid.
Om en uppgift inte är klar vid slutet av dess tilldelade tidsbox i timeboxing-metoden, finns det flera alternativ för att hantera situationen:
-
Utvärdera och Planera Om: Ta en stund att utvärdera varför uppgiften inte blev färdig. Var tidsboxen för kort, eller var uppgiften för omfattande? Baserat på denna utvärdering, kan du planera om och tilldela en ny tidsbox vid ett senare tillfälle för att slutföra uppgiften.
-
Prioritera Uppgiften: Om uppgiften är viktig, överväg att prioritera om din tidsplan för att inkludera ytterligare tid för att slutföra den. Detta kan innebära att justera tidsboxarna för andra mindre viktiga uppgifter.
-
Delegera eller Dela Upp Uppgiften: Om möjligt, överväg att delegera delar av uppgiften till andra, eller dela upp den i mindre delar som kan hanteras inom separata tidsboxar.
-
Acceptera och Gå Vidare: I vissa fall kan det vara lämpligt att acceptera att inte allt kan slutföras som planerat. Om uppgiften inte är kritisk, kan du välja att flytta fokus till nästa tidsboxade uppgift och återvända till den ofullständiga uppgiften vid ett senare tillfälle.
Det är viktigt att komma ihåg att timeboxing handlar om att förbättra fokus och produktivitet, inte om att uppnå perfektion. Flexibilitet och anpassningsförmåga är nyckeln till att framgångsrikt använda denna metod.
Effektivitet Personlig planering Projektplanering