I många projekt är det en person som gör projektplaneringen, ofta projektledaren. Då missar man möjligheten att ta hjälp av flera personers tankar om vad som behöver göras, och man missar också möjligheten till förankring som planering i grupp ger.
En enkel metod där det är lätt att involvera flera, är att planera med postitlappar. Det går att göra fysiskt, på ett konferensbord eller en whiteboardtavla, eller digitalt i någon av de program där man kan arbeta med digitala postitlappar.
Gör så här:
Brainstorma tillsammans i gruppen. Vad behöver vi göra under projektet? Skriv en aktivitet på varje postitlapp. I det här fallet tar vi som exempel att arrangera ett cykellopp.
Ordna lapparna i tidsföljd, så att de bildar ett flöde från den första aktiviteten till den sista. Vissa aktiviteter kanske kan ske parallellt? Då lägger ni dem bredvid varandra. Flytta runt lapparna så att det blir logiskt, och lägg till nya lappar om ni kommer på nya aktiviteter.
För varje lapp kan ni nu utse en ansvarig och göra en tidsuppskattning. När ni har gjort det för alla aktiviteterna är det lätt att räkna ihop tiden och göra en tidplan. Glöm inte att lägga in reservtid för saker som inte går enligt plan, och för helgdagar och semestrar.
Nu har gruppen tillsammans gjort en planering. Beroende på vilket projekt det handlar om, kan planen tydliggöras på olika sätt. Är det ett litet projekt där ni i projektgruppen delar lokaler? Då kanske det räcker att fotografera av planen och sätta upp fotona på väggen. I andra fall kan man behöva föra över aktiviteterna till ett GANTT-schema eller en aktivitetsplan, och dela digitalt så att alla som har behov av att följa planen får tillgång till den. I en annan guide berättar vi om hur du gör ett GANTT-schema.
Projektplanering