Att sätta tydliga mål i projekt är avgörande för framgång. Det skapar en klar riktning, ökar motivationen och fokuseringen hos teammedlemmarna och gör det möjligt att mäta framstegen och utfallet på ett objektivt sätt. Genom att definiera klara mål kan projektledaren och teamet effektivt planera och prioritera sina uppgifter. Det är också en nyckelfaktor för att säkerställa att alla teammedlemmar är synkroniserade och arbetar mot samma slutmål. Genom att använda metodiken i SMARTA mål är det enklare att skapa tydliga mål som går att följa upp.
SMART är i det här sammanhanget en akronym som står för Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidssatt. Så här gör du för att sätta SMARTA mål:
Definiera målet så tydligt och konkret som möjligt. Det ska vara lätt att förstå precis vad som avses, så att alla som arbetar med projektet har samma bild av vad som ska göras. Undvik att tänka för brett och undvik alla vaga ordalag.
Se till att ditt mål kan mätas. Hur vet du när det är uppnått? Vilka indikatorer används för att mäta om målet är nått? Mätbarhet är till exempel skillnaden på att säga "Jag ska komma igång och motionera" till att säga "Jag ska delta i ett pass på gymmet två gånger i veckan". I det senare fallet vet du precis vad du ska göra, och du kan enkelt checka av om du har uppnått det du ville, men i det första exemplet är det oklart.
Du vill inte att dina mål ska vara för lätta att uppnå – men du vill även se till att du sätter upp mål som du och dina projektmedarbetare tror är möjliga. De får gärna vara lite utmanande, men inte upplevas som omöjliga att nå. tänk på att diskutera och checka av detta med hela gruppen, så att alla verkligen känner att de kan ställa sig bakom målen.
Är målet uppnåeligt med de resurser och tidsramar som finns? Har ni tänkt in möjliga risker och reservplaner om allt inte går som planerat?
Sätt en tydlig tidsgräns för när målet ska vara uppnått. När börjar och slutar aktiviteten eller projektet?
Tänk på att inte bara sätta mål för projektet som skapar en bra balans mellan kundnytta, lönsamhet och medarbetarnas mående och utveckling. Pallen visar de tre benen i projektmålsättning:
Ägarmål - sätt mål för projektet ur ägarperspektiv. Det kan till exempel handla om lönsamhet, att komma in på nya marknader, att utveckla nya produkter eller andra strategiska mål med projektet.
Kundmål - vad vill vi att eventuella kunder eller beställare vill få under projektet? Det kan handla om leveranser, kvalitet eller hur vi vill att de ska uppfatta bemötandet under projekttiden.
Medarbetarmål - hur vill vi att medarbetarna ska må och utvecklas under projektet? Här kan vi till exempel sätta mål för hur medarbetarna ska uppfatta stressnivån under projektet, hur de ska ha utvecklats eller att stress hålls på en rimlig nivå.
Projektplanering