Arbetar du i en idérik organisation där många (kanske för många) projekt startas samtidigt? För att kunna driva projekt riktigt effektivt behövs rätt resurser, och med en bristfällig översikt och prioritering bland projekter blir just resurserna ofta något som inte räcker till.
Att skapa en idébank med projektförslag är ett effektivt sätt att organisera och prioritera projekt. Syftet är att beskriva och samla idéerna så att de inte glöms bort, och att samtidigt skapa underlag för att värdera varje projektidé för att bestämma om de ska genomföras och i så fall i vilken ordning.
Gör så här.
Olika organisationer kan ha olika behov när det gäller att skapa översikt över projektidéerna. I vissa organisationer finns redan massor av idéer, och syftet blir då kanske i första hand att se till att sålla, granska och prioritera bland idéerna. En annan organisation kanske behöver fler idéer och vill använda projektidébanken som en plats där alla medarbetare kan bidra till ökad innovation. Tydliggör syftet och se till att alla som blir berörda av idébanken känner till det.
Omfattningen handlar dels om vilka typer av projekt som omfattas. Bestäm vilka typer av projekt som ska inkluderas. Bör de vara inriktade på en viss avdelning, teknologi, eller vara öppna för alla typer av förslag? Kan alla medarbetare lämna förslag eller bara vissa?
Välj en digital plattform där alla idéer kan samlas och granskas. Det kan vara ett intranät, en dedikerad mjukvara för idéhantering, eller ett enkelt dokumenthanteringssystem. Se till att alla som ska ha tillgång till idébanken har behörighet.
Skapa en mall för inlämning av idéer som inkluderar projektets titel, beskrivning, mål, förväntade resurser, och potentiella vinster och fördelar för organisationen.
Fastställ kriterier för att utvärdera projektförslagen, som relevans, genomförbarhet, kostnad, och potentiell positiv påverkan på till exempel resultat, effektivitet eller förbättrad arbetsmiljö. Bestäm också när och hur idéerna ska granskas och prioriteras, och vilka som har beslutsrätt. Glöm inte att återkoppla till personerna som har lämnat in förslagen och berätta hur det har gått och varför.
Pojektplanering Projektöversikt