En vision är en levande och inspirerande bild av vad en organisation eller ett projekt strävar efter att uppnå i framtiden. Det är en framåtblickande förklaring som beskriver den idealiska situation som man vill uppnå. Genom att beskriva vad som har hänt när projektet är klart på ett sätt så att alla som ska arbeta i projektet förstår nyttan för de personer som ska använda slutresultatet, skapas en känsla av mening och tydlighet.
Den här historien brukar användas för att förklara nyttan med en vision:
De tre stenhuggarna
"En man går förbi en stenhuggare som sammanbiten hugger på sten. Mannen frågar honom: "Vad gör du för något?" Stenhuggaren svarar ilsket: "Jag hugger sten ser du väl!" Mannen nickar och förstår att det är bäst att gå vidare för att inte reta upp stenhuggaren mer. Efter en stund kommer han fram till en annan stenhuggare. Denne stenhuggare ser vare sig sur eller glad ut. Mannen frågar: "Vad gör du?" Stenhuggaren tittar upp och svarar att han försörjer sin familj, och han har inte tid att stå och småprata! Mannen tackar för sig och går vidare. Efter en stund kommer han fram till en tredje annan stenhuggare. Den här stenhuggaren jobbar på med ett stort leende i ansiktet. Mannen blir nyfiken på varför den här stenhuggaren är så glad och frågar: "Vad gör du för något? Stenhuggaren tittar på honom och lägger ned släggan. Han torkar bort svetten från pannan och säger med ett leende."Jag hjälper till och bygger en katedral!"
Människor kan göra samma sak men uppfatta det de gör på olika sätt. Att se helheten, visionen, gör att man förstår hur viktig ens egen insats är.
En gemensam vision bidrar också till att skapa samanhållning och engagemang, och kan fungera som en kompass när man i projektgruppen ställs för svåra val
I många projekt är visionen redan klar innan projektet sätts igång, men det är inte samma sak som att den är formulerad eller spridd. Det första steget för projektgruppen, gärna i samarbete med beställaren av projektet, att förstå nuläget. Finns det redan idag en levande och tydlig bild av vad som ska göras? Om så är fallet handlar det om att se till att alla som ska bidra till projektet delar samma bild och förstår syftet med det de ska göra.
Om projektet inte är definierat ännu, behöver de personer som ska besluta om projektet tydliggöra vad som ska göras och varför. Vi kan ta ett lager som exempel. Kanske finns ett befintligt lager med ett antal personer som jobbar där. Lagret är gammalt och inte optimalt. Personalen får arbetskador på grund av tunga lyft, och logistiken är inte bra vilket gör att kunderna får vänta länge på sina produkter. Det är nuläget, och utifrån det kan visionen ta form.
Behoven i detta fall kan vara att både att skapa en bättre arbetsmiljö för de personer som jobbar där och att kunderna ska kunna få den snabba service som de förväntar sig. Ägna tid åt diskussioner med beställaren och de personer som får nytta av lösningen för att säkertälla att beskrivningen av nuläget och behoven är korrekta.
Hur ska lösningen se ut för att det som projektet utvecklar ska uppfylla behoven? Till exempel så kanske en robotisering av lagret är lösningen för att personalen ska få en bättre arbetsmiljö med färre belastningsskador. Lösningen tillsammans med vilka behov de löser ger en levande bild av vad som ska göras och varför.
Här beskrivs hur den föreslagna lösningen svarar mot de behov som finns, det vill säga vilken nytta den gör. I det här fallet kanske nyttan är att arbetsmiljön blir säkrare och mer skonsam, samtidigt som kunderna får snabbare service.
När projektet startas är det viktigt att formulera visionen så att alla inblandade förstår nuläget, behovet, lösningen och nyttan när projektet är klart. Den levande bilden ger mening och syfte åt projektet, och hjälper alla inblandade att bidra kreativt till projektet.
Visionen är inte mätbar, utan just den levande bilden av vad som ska göras. Visionen bör kompletteras med mätbara mål, som talar om vad som ska göras och när det ska göras. Tillsammans bildar visionen och målen en mycket viktig grund för framgångsrika projekt.
Projektplanering Engagemang