Ett projekt syftar alltid till att skapa ett unikt produkt, tjänst eller resultat. Denna definition innebär att projektet skiljer sig från dagliga rutiner och skapar något nytt eller förändrar något existerande. Projektets natur kräver ofta gränsöverskridande samarbete och hantering av begränsade resurser som tid, pengar och kompetens.
Varje projekt har ett specifikt syfte och unika mål. Detta innebär att projektet strävar efter att uppnå något som inte har gjorts på samma sätt tidigare. Målen ska vara tydligt definierade och mätbara för att man ska kunna styra projektet mot de uppsatta målen.
Ett projekt har en tydlig start- och slutpunkt. Denna tidsbegränsning innebär att projektet måste slutföras inom en bestämd tidsram. Tidsstyrningen är avgörande för att man ska kunna hantera projektets resurser effektivt, och för att säkerställa att projektet uppnår sina mål inom den avsedda tidsperioden.
För att kunna driva ett projekt och skapa något unikt krävs resurser som är specifikt tilldelade till projektet, till exempel maskiner, lokaler, pengar, och personal. För att projektet ska bli så framgångsrikt som möjligt krävs att projektgruppen hanterar resurserna effektivt, och så tidigt flaggar för om några resurser inte räcker till för att nå de önskade målen.
För att ett projekt ska kunna drivas effektivt behövs också en tydlig projektorganisation, det vill säga att det både finns särskild personal som arbetar för projektet och en tydlig beställare och styrgrupp. Det måste vara tydligt vem som fattar beslut, och vem som kan bestämma om projektet ska tilldelas mer resurser om det behövs.
Projektet behöver också en projektledare som styr projektet, samordnar teamet och säkerställer att alla projektmedlemmar bidrar effektivt, samt projektmedarbetare som bidrar till att utföra arbetet som behöver göras.
Definitioner